Der Beruf im Überblick

Der/die Management-Assistent/in bzw. Sachbearbeiter/in Administration unterstützt
Abteilungsleitungen oder Kader bei organisatorischen und administrativen Aufgaben. Im
Unterschied zum/zur Direktionsassistent/in, der/die direkt für die Geschäftsleitung
arbeitet, ist diese Position meist einer Fachabteilung oder einem Teamleiter zugeordnet.

Diese Funktion erfordert Organisationstalent, Genauigkeit und die Fähigkeit, mehrere
Dossiers gleichzeitig zu bearbeiten. Sie wird in Unternehmen jeder Grösse und Branche
ausgeübt, oft mit Schnittstellen zu mehreren Fachbereichen.

Hauptaufgaben

• Abteilungsleitung oder Kader im Tagesgeschäft unterstützen
• Dossiers und Projekte administrativ begleiten und nachverfolgen
• Sitzungen organisieren, Protokolle erstellen und Pendenzen verfolgen
• Korrespondenz führen und Dokumente aufbereiten
• Termine koordinieren und Reisen organisieren
• Schnittstelle zu anderen Abteilungen und externen Ansprechpersonen sein

Gesuchte Kompetenzen und Eigenschaften

• Organisationstalent und Fähigkeit zum Multitasking
• Genauigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
• Diskretion und Zuverlässigkeit
• Sicherer Umgang mit MS Office

Ausbildung

Für diese Position wird in der Regel eine kaufmännische Grundausbildung (KV-Abschluss/EFZ)
mit erster Erfahrung im Sekretariats- oder Administrationsbereich vorausgesetzt.
Weiterbildungen im Office-Management sind von Vorteil und können den Zugang zu
anspruchsvolleren Assistenzfunktionen erleichtern.

Berufliche Perspektiven

Fachabteilungen von KMU und Grossunternehmen, öffentliche Verwaltungen, Verbände und
NGOs sowie Sprungbrett zu einer Position als Direktionsassistent/in.